Warum läuft eine EL mailarchive Instanz mit Warnung oder im SafeMode?

Problem: Im Control Panel wird eine Instanz mit einer Warnung angezeigt. Diesen Hinweis findet man oben rechts im Status gelb:


Im Control Panel-Dashboard ist Hinweis:

Es geht auch eine E-Mail an den Fachhandekspartner raus:

Betreff: Verstoß in EL mailarchive-Instanz festgestellt

Ursache: Die Instanz hat Profile mit unerlaubten Einstellungen.

In EL mailarchive powered by MailStore können bereits erstellte Archivierungsprofile mit Hilfe von einem Rechtsklick auf automatisch gestellt werden. Die Archivierungsprofile fragen dann permanent – z.B. nach jeweils 300 Sekunden – neue E-Mails ab. Sie können auch Zeiträume definieren, in denen keine Archivierungsprofile ausgeführt werden sollen. Diese Archivierungsmethode empfehlen wir, wenn Sie Sammelpostfächer direkt bei Ein- und Ausgang archivieren möchten.

Stellen Sie bitte zudem das Archivierungsprofil so ein, dass er die Nachrichten nach Abruf aus dem Sammelpostfach löscht:


Möchten Sie zusätzlich zu Sammelpostfächern auch die gesamten Postfächer der Benutzer inklusive Ordnerstruktur (Postfacharchivierung) automatisch archivieren? 
Beim Abruf von Postfächern jeglicher Art darf dies höchstens alle 86.400 Sekunden geschehen (alle 24 Stunden / 1x am Tag). 

Instanzen, deren Profile falsch eingestellt sind, werden zunächst mit einer Warnung gekennzeichnet und nach 72 Stunden automatisch im Safe-Mode neu gestartet. Der Safe-Mode bedeutet, dass keine automatische Archivierung mehr stattfindet. Ein Administrator kann die Instanz noch aufrufen und Einstellungen anpassen.

Einfache Abhilfe: Möchten Sie also zusätzlich zu Sammelpostfächern (z.B. Journaling/MailStore Gateway) auch die gesamten Postfächer der Benutzer inklusive Ordnerstruktur (Postfacharchivierung) automatisch archivieren, einfach die Postfacharchivierung mithilfe der Job-Funktion automatisiert 1x pro Tag oder 1x Woche (empfohlen) laufen lassen.

In der Verwaltung des EL mailachive Clients kann der Admin-Benutzer zeitgesteuerte Jobs einstellen. Mit Hilfe dieser Jobs kann die Archivierung auch zum Beispiel nachts ausgeführt werden, wodurch die Instanz ressourcenschonender arbeiten kann. So können also auch mehrere Archivierungsprofile automatisch – und bei Bedarf zu verschiedenen Zeiten – ausgeführt werden, ohne Leistungseinbußen oder hohe Ressourcen zu beanspruchen.

Über den Ordner Management API und dann über den Bereich Jobs können Sie über die oberen drei Auswahlfelder Profile und anschließend E-Mails archivieren auswählen. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Namen für den neu erstellten Job zu definieren und das Archivierungsprofil auszuwählen. Unter Zeitplan können Sie definieren, in welchen Intervallen und wann die Archivierung durchgeführt werden soll.


WICHTIG: Stellen Sie anschließend unter "E-Mails archivieren" das Profil für die Postfacharchivierung per Rechtsklick auf "Manuell".



Sie können im Control Panel die Instanz nun neu starten:



Das Profil für die Sammelpostfächer direkt bei Ein- und Ausgang (z.B. MailStore Gateway Postfach M365) kann problemlos alle 300 Sekunden automatisiert archiviert werden.

Weiterführende Informationen finden Sie hier:


Insgesamt gibt es somit zwei mögliche Fehlermeldungen:
 
„Die automatische Wartezeit zwischen Ausführungen muss mindestens 86400 Sekunden sein.“
Wird angezeigt, falls…
  1. Profil wird automatisch abgerufen.
  2. Löschung nach Archivierung ist nicht eingeschaltet.
  3. Wartezeit zwischen automatischer Ausführung ist kleiner als 86400 Sekunden.
 
„Die Löschung von E-Mails nach einem Archivierungsvorgang muss eingeschaltet sein.“
Wird angezeigt, falls…
  1. Profil wird automatisch abgerufen.
  2. Profil ruft ein Gateway Postfach ab.
  3. Löschung nach Archivierung ist nicht eingeschaltet.

Mit EL mailarchive sorgen Sie schnell für eine rechtskonforme Archivierung aus der Cloud – einfach, ohne Anschaffungskosten für Hardware und mit vollständiger Administration über unsere intuitive Weboberfläche.