Über die
All-in-One-Lösung HaloPSA haben Sie nicht nur die Möglichkeit, die Clients (Assests) Ihrer Kunden zu verwalten, sondern auch Ressourcenbuchungen über interne Abläufe, wie den eigenen Fuhrpark oder Besprechungsräume, zu verwalten.
Um mit der Konfiguration zu starten, müssen Sie als erstes das passende Modul in der Konfiguration aktivieren. Dafür navigieren Sie in Ihrer HaloPSA-Instanz zu Konfiguration → Anlagen und aktivieren hier Ressourcenbuchung unter den optionalen Funktionen.
Wenn das Modul aktiviert wurde, müssen Sie anschließend eine neue Anlagegruppe erstellen, worunter dann alle weiteren Anlagen wie die Besprechungsräume oder Autos für den Fuhrpark laufen. In unserem Beispiel erstellen wir einen Fuhrpark. Um eine Anlagegruppe anzulegen, navigieren Sie in der Oberfläche zu Konfiguration → Anlagenmanagement → Analagengruppen. Über den Button Neu in der oberen rechten Ecke erstellen Sie eine neue Gruppe.
Hinweis: Beachten Sie das der Haken Für Anlagen verwenden aktiv sein muss.
Im nächsten Schritt erstellen Sie den Analagetyp, welchen Sie an die späteren Anlagen (Assets), also den einzelnen Autos im Falle des Fuhrparks zu weisen. Sie navigieren also im Anlagemanagement zu dem Reiter Anlagetypen und erstellen über den Button Neu einen neuen Typ.
- Im Reiter Details wählen Sie unter Anlagegruppe die vorher definierte Gruppe aus. In unserem Beispiel heißt diese "Fuhrpark".
- Nun müssen Sie im Reiter Ressourcenbuchung den Haken bei Ressourcenbuchung aktivieren setzen.
- Ihnen werden dann weitere Einstellungsmöglichkeiten angezeigt.
- Ressourcenbuchungsstunden → Hier wählen Sie aus, in welchem vordefinierten Zeitraum die Anlage gebucht werden kann. In dem Beispiel des Fuhrparks wählen wir 24 Hours aus.
- Buchungstyp → Bei den Buchungstypen müssen Sie eigene Zeitblöcke vordefinieren, in denen man die späteren Anlagen buchen kann. Im Beispiel des Fuhrparks kann man so 1-Tages-Buchungen definieren mit vorherigem und anschließendem Puffer für den Fuhrpark-Manager, um das Auto nach möglichen Schäden zu untersuchen.
- Einstellungen → Hier können Sie noch konfigurieren, ob die Buchungen nur für bestimmte Standorte/Kunden und wie kurz bzw. wie weit im Voraus eine Buchung möglich sein soll.
Sobald die Anlagengruppe und der Anlagetyp erstellt wurden, können Sie die tatsächlichen Anlagen, in unserem Beispiel die Autos, anlegen. Dafür navigieren über das linke Menüband zu Anlagen → <Erstellte Anlagegruppe> → <Erstellter Anlagetyp>.
Hier können Sie über den Button Neu die Anlagen, also die Autos, anlegen. In dem Menü angekommen, wählen Sie als Standort Ihre eigene Organisation aus, da hier ja die entsprechenden Buchungen stattfinden sollen. Im Feld Anlagen-ID können Sie der Anlage einen Namen geben. In unserem Beispiel ist dies "Automarke [Kennzeichen]". Den Status setzen Sie dann noch auf "Active".
Um nun Buchungen durchführen zu können, müssen Sie noch die vorher konfigurierten Buchungsmöglichkeiten einem Tickettyp zuordnen. Um einen Tickettyp zu erstellen, navigieren Sie zu Konfiguration → Tickets → Tickettypen → Neu. In unserem Beispiel erstellen wir einen Tickettyp "Fuhrpark Buchungen". Im Reiter Bookings lässt sich auswählen, welche Agenten/Teams es erlaubt sein soll, die erstellten Anlagen zu buchen und ob Benutzer die Möglichkeit haben sollen, über das Ticket eine Anlage zu buchen sowie welcher Anlagentyp standardmäßig ausgewählt sein soll.
Im Reiter Feldliste müssen Sie nun den Block Ressourcenbuchung und ggfs. auch den Block Ressourcentyp hinzufügen.
- Ressourcenbuchung - Mit dieser Option wird dem Bucher der Kalender bereitgestellt.
- Ressourcentyp - gibt dem Bucher die Möglichkeit zwischen verschieden Ressourcentypen zu wechseln. So können Sie beispielsweise ein Tyckettyp für alle buchbaren Lösungen/Aktivitäten erstellen, ohne für jede Möglichkeit einen einzelnen Tickettyp erstellen zu müssen.
Nun können Sie beispielsweise über den Service Desk ein neues Ticket eröffnen. Wählen Sie nun Ihre Organisation als Kunden auswählen und den gerade erstellten Tickettyp.
Wenn Sie nun überprüfen möchten, wann genau eine Anlage bereits gebucht worden ist, so können Sie dies über das Anlagenmenü prüfen. Dafür navigieren Sie also in HaloPSA zu Anlagen → <Anlagengruppe> → <Anlagentyp> → <Anlage>. Sobald die Anlage geöffnet ist, navigieren Sie in den Reiter Tickets und wechseln dort in die Kalenderansicht.
Anschließend wird Ihnen angezeigt, wann die Anlege bereits gebucht wurde.
Wenn Sie weitere Fragen oder Anliegen zu dieser Thematik haben, können Sie sich gerne bei
unserem Support melden.