In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie im MDaemon Email Server Ressourcen wie ein Raumpostfach (Besprechungsräume) oder Gerätepostfach (Fahrzeuge und andere technische Geräte wie einen Beamer) anlegen und verwalten können.
Dafür gehen Sie wie folgt vor:
Der erste Schritt ist die Erstellung eines Benutzerkontos – dies stellt die Ressource dar. Das Konto legen Sie entweder über den Reiter "Benutzerkonto" -> "Benutzerkonto erstellen" oder den Benutzerkonten-Manager an. Dort klicken Sie auf "Neu". Das Benutzerkonto kann dann beispielsweise "Beamer" oder "Besprechungsraum" genannt werden.
In unserem Beispiel wurde der neue Benutzer "Beamer" erstellt:
Optional können Sie über den Reiter "Kennwort für dieses Benutzerkonto läuft nie ab" einstellen, dass das Kennwort nicht neu vergeben werden muss.
Im nächsten Schritt wechseln Sie in den Reiter "Einstellungen":
Hier aktivieren Sie die Optionen "Für das Benutzerkonto automatisch Besprechungsanfragen annehmen" und "Absagen bearbeiten". Dadurch werden Termine, zu denen der Benutzer-Beamer eingeladen wird, automatisch in dessen Kalender eingetragen.
Optional können Sie noch die Einstellung "Besprechungsanfragen bei Überschneidungen automatisch ablehnen" aktivieren, um Doppelbuchungen zu gleichen Uhrzeiten zu vermeiden.
Als zweite freiwillige Einstellung steht Ihnen die Option "Anfragen zu Terminserien automatisch ablehnen" zur Verfügung. Aktivieren Sie diese Option, werden Terminserien automatisch abgelehnt. Andere Besprechungsanfragen werden so behandelt, wie es die vorstehenden Optionen vorsehen.
Nachdem die gewünschten Einstellungen getroffen sind, bestätigen Sie die Erstellung des Benutzerkontos mit einem Klick auf "Übernehmen".
Nun melden Sie sich einmalig mit dem Benutzer im WebClient oder Microsoft Outlook (via MDaemon Connector) an. Dadurch werden die persönlichen Ordner des Benutzerkontos geladen. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnen Sie erneut das Benutzerkonto und wählen die Kategorie "Freigegebene Ordner".
Um nun die Nutzung und Buchung der Ressource für andere Benutzer zu ermöglichen, geben Sie den Kalender des Beamers für diejenigen Benutzer frei, die Zugriff darauf haben sollen.
Dies erledigen Sie über die Schaltfläche "Zugriffskontrollliste bearbeiten":
Hier können Sie nun die entsprechenden Benutzer oder Gruppen auswählen, die für den Zugriff auf den Beamer freigegeben werden sollen.
Dafür klicken Sie auf "Hinzufügen":
Im nächsten Schritt suchen Sie nach den entsprechenden Benutzern und wählen diese aus:
Nun können Sie die Rechte der einzelnen Benutzer anpassen. Im vorliegenden Beispiel haben wir uns für die Rechte "Hinzufügen", "Ordner anzeigen", "Lesen" und "Schreiben" entschieden. Damit ist es für die Benutzer möglich, entsprechende Termine in dem Kalender zu buchen.
Damit sind alle benötigten Einstellungen auf dem MDaemon Email Server getroffen.
Melden Sie sich bitte mit einem der Benutzer, die Zugriff auf die Ressource erhalten haben, in Outlook oder am WebClient des MDaemon Email Server an.
Im WebClient oder Outlook erstellen Sie in Ihrem Kalender anschließend einen neuen Termin:
Als Teilnehmer fügen Sie noch den Beamer hinzu:
Jetzt können Sie den Termin abspeichern.
Durch die zuvor gesetzten Einstellungen erscheint der Termin nun automatisch im Kalender des Beamers und signalisiert den anderen Benutzern, dass dieser zu diesem Zeitpunkt reserviert ist.
Es ergibt sich die folgende Übersicht im WebClient: